Een communie of lentefeest organiseren in tijden van Corona

Elk schooljaar vieren in Vlaanderen ongeveer 155.000 kinderen hun eerste communie, vormsel, lentefeest of feest van de vrijzinnige jeugd. Een dag waarnaar zowel door hen als hun ouders erg naar wordt uitgekeken.

In 2020 viel de volledige communieperiode in het voorjaar midden in de eerste lockdown. Niet alleen de feesten, maar ook de ceremonie zelf zijn in zo goed als alle gevallen verplaatst naar het najaar.

De communievieringen in de kerk zijn in de meeste gevallen dan kunnen doorgaan. Door een geleidelijke verstrenging van de maatregelen zijn de bijbehorende feesten vaak in het water gevallen. Soms is alles net kunnen doorgaan, in heel wat gevallen werd er in gezinsverband gevierd of is er beslist om alles te schrappen.

Aangezien we als foodtruck regelmatig vragen krijgen hoe alles dit jaar zal verlopen, hierbij enkele tips. Dit artikel werd geschreven begin januari 2021. De meest recente situatie vind je terug op onze aparte pagina over de Corona maatregelen.

Mogen we al dromen?

Allereerst: helaas, niemand heeft een glazen bol. Ook je feestzaal, traiteur of foodtruck zullen zich enkel op het nieuws in de media baseren, als je hen nu vraagt of je feest zoals gepland zal kunnen doorgaan. Als een derde golf van besmettingen kan vermeden worden in januari, is de kans vrij groot dat er tegen de communieperiode aanzienlijke versoepelingen zijn. Dit wil zeggen dat horeca en feestzalen weer open zouden kunnen en dat mogelijk familiefeesten ook al kunnen georganiseerd worden. Wees wel realistisch. Weinig mensen met kennis van zake denkt dat tegen april of mei alles weer zal mogen. Het is dus verstandig om bij het bepalen van het ideale aantal gasten al rekening te houden met de beschikbare plaats. Zorg dat er voldoende ruimte is, ook als er nog steeds voldoende afstand moet gehouden worden.

Wat is je Plan B?

Gemiddeld gezien wordt er voor de komende communieperiode later gereserveerd dan de vorige jaren. Heb je nog helemaal niks voorzien, ben je dus zeker niet alleen. Maar op enkele weken zal het ook niet lukken om een feest volledig naar wens te organiseren. Wanneer kom je dan in actie?

In een feestzaal

Wanneer je graag je feest in een feestzaal inclusief x-gangen maaltijd, ijslam en aangepaste animatie wil laten doorgaan, heb je mogelijk al geboekt vorig jaar. In dat geval kan je nu weinig meer doen dan afwachten hoe de situatie de volgende maanden evolueert. Besef dat dit ook voor de feestzalen en hun personeel een stressvolle situatie is. De omzet van 1 van de drukste maanden van het jaar verliezen bij een verplichte sluiting, kan voor hen het verschil maken tussen overleven of de boeken sluiten. Annuleer niet te snel. Wanneer je zelf beslist om je feest niet te laten doorgaan terwijl het wel toegelaten is, kan er strikt gezien niet van overmacht gesproken worden. In dat geval kan er ook een schadevergoeding worden gevraagd, meestal gelijk aan het voorschot. Gezien het slechte jaar 2020, zullen er minder zalen geneigd zijn om vrijwillig kosteloos te verplaatsen naar het najaar.

Met een traiteur of foodtruck

Een optie die intussen al enkele jaren populair is, is het werken met een cateraar of foodtruck voor de communie- of lentefeest. Dit is zowel mogelijk thuis -binnen of in de tuin- als in een gehuurde zaal. Bij sommige feestzalen is dit ook een optie, net als in lokalen van scholen en sportclubs, gemeentelijke en parochiezalen... Hierbij wordt meestal tussen een half jaar en 2 maanden op voorhand geboekt. Er is dus nog wat tijd, maar wacht ook niet tot het allerlaatste moment. Zeker niet als je graag een specifieke foodtruck of cateraar wenst. Er zijn steeds veel communicanten op dezelfde dag, en een foodtruck kan maar 1 feest tegelijk doen. Bespreek op voorhand de opties indien het feest niet kan doorgaan. Dit is zeker geen rare vraag. Je mag verwachten dat bij overmacht een voorschot wordt teruggestort, tenzij je zelf akkoord bent om te verplaatsen naar een latere datum. Laat dit eventueel opnemen in de offerte. Praat ook over wat er gebeurt indien het aantal gasten sterk beperkt wordt, bv. 10 of 15 personen. Zorg dat je daarover op 1 lijn zit. Mogelijk wil je dan liever verplaatsen maar argumenteert de cateraar dat er geen verbod is op een feest. Omgekeerd is het ook mogelijk dat het voor hem dan niet meer rendabel is, en dat hij zelf liever wil afgelasten.

Alles zelf doen

De veiligste optie lijkt dan ook om alles zelf te doen. De supermarkten zullen open blijven om zelf inkopen te doen. Broodjes of vlees voor een barbecue bestellen lukt meestal ook wel een week op voorhand. Toch is er ook een risico aan verbonden. Vorig najaar konden feesten enkel nog doorgaan indien deze door een professional georganiseerd werden. Afhankelijk van de aanwezigheid van personeel, vielen de 2 bovenstaande opties hieronder. Zelf thuis organiseren zonder horeca-professional niet. Er is een reële mogelijkheid dat een versoepeling in stappen zal gebeuren, en dat feesten door professionelen sneller toegelaten worden dan zelf georganiseerd. Hou er rekening mee dat je zo dus uit de boot kan vallen...

Conclusie

Mogen we al dromen van een meer normale communie of lentefeest dan vorig jaar, zeker en vast. Zal alles opnieuw zijn zoals in 2019, waarschijnlijk niet. Bereid je daarom alvast voor op maatregelen die nog het grootste deel van 2021 zullen geldig blijven:

• Voorzie voldoende plaats om tafels op afstand van elkaar te kunnen plaatsen, of beperk het aantal gasten.

• Als je thuis iets organiseert, overweeg sterk om dit in de tuin te doen. Grote groepen uitnodigen binnen in een woning zal waarschijnlijk pas als laatste weer mogelijk zijn.

• Activiteiten met fysiek contact (trampoline, spelletjes, sport) kunnen mogelijk voor kinderen, maar waarschijnlijk niet voor volwassenen. Zoek contactvrije alternatieven voor hen.

• Als organisator zorg je voor alcoholgel, papieren handdoeken, ... zodat iedereen zich veilig voelt. Of je bespreekt dit met je horeca-professional.

Maak een keuze om de voorbereidingen al te starten of verder te zetten, of nog af te wachten tot er meer duidelijkheid is. Elke optie heeft zijn argumenten en risico's. Alvast een fijne communie of lentefeest toegewenst, wat je ook kiest!

Over Ice Ice Baby

Ice Ice Baby is beschikbaar met ambachtelijk ijs en verse wafels op alle soorten familie- en andere feesten. Een huwelijk, babyborrel, verjaardag, communie of lentefeest: alles is mogelijk. Ook bij events van bedrijven en verenigingen komen we graag langs. We hebben verschillende formules voor ambachtelijk ijs en verse wafels. Deze serveren we vanuit een oldtimer Renault Estafette uit 1972.